PC、スマホ、タブレットの普及が進み、技術はデジタル社会に変化している。温暖化問題、エコ対策、ペーパーレス推奨と言われている中、今もなお、紙の印刷を続けているところがある。真っ先に浮かぶのは行政はそうだが、一般企業も以外とまだ紙文化がなくなっていない。
なぜ紙文化がなくならないのか
ほとんどの国民がPCを持っているので電子データのみで処理するべきと思うのだが、紙処理がなくない。考えられる原因は、
- 紙→データに変わっても申請プロセスが変わらない。
- 印刷して押印が必要
- 原紙をファイリングしたがる
- PCが扱えない人間がいる
- 紙の方が見やすいという人がいる。
が、あげられる。
印刷は無駄
書類を印刷するのはいろいろと無駄になる。コピー機、用紙等のランニングコストはもちろんなことだが、結局印刷後は用が済めば廃棄しますよね。とりあえず取って置く人はいますが、絶対存在を忘れますので取って置く意味がないです。
結局スキャンする
紙媒体でやり取りをしていても最終的には書類をスキャンして電子データとして保存しておく。書類原紙はファイリングして2重保管している。
であれば、電子データのみやり取りでよいのではないか。
コピー機をなくしてしまえ！
会社にはコピー機が何台も置いてあることが多い。各フロアに1台以上はあるのが普通だ。稼働率とかを考えると本当にその台数必要なのか再検討してほしい。
私は紙媒体を必要ないと考えているのでほとんど印刷しない。コピー機はなくてもなんとかなるのと思っている。
紙媒体でのやり取りをやめ、電子データのみのプロセスを作れば、コストや処理スピードが改善されるはず。
PCがないとか言ってくる人がいたら
中古PCかタブレットを与えてあげればいいです。それなら費用は安いし、最終的にはコストが浮きます。